Glossar

Nichtkonformität im Medizinprodukte-QMS

Eine Nichtkonformität bezeichnet im Qualitätsmanagementsystem eines Medizinprodukteherstellers die Nichterfüllung einer festgelegten Anforderung; bezieht sie sich auf ein Erzeugnis, spricht man vom nichtkonformen Produkt. ISO 13485:2016 verlangt in Abschnitt 8.3.1, dass Produkte, die die Produktanforderungen nicht erfüllen, erkannt und so gelenkt werden, dass ihre unbeabsichtigte Verwendung oder Auslieferung verhindert wird, und dass ein dokumentiertes Verfahren die Zuständigkeiten für Identifizierung, Dokumentation, Absonderung, Bewertung und Entscheidung über den weiteren Umgang festlegt. Der Begriff beschreibt einen Zustand und eine Entscheidungspflicht, nicht die nachgelagerte Ursachenbeseitigung: Diese behandelt der Eintrag Corrective and Preventive Action, die prozessuale Einbettung der Eintrag Quality Management System. Aufzeichnungen über Art der Nichtkonformität, Bewertung, Untersuchung und Entscheidungsbegründung sind aufzubewahren.

Erkennen, Kennzeichnen und Absondern

Nichtkonformitäten können bei der Wareneingangsprüfung, in der Fertigung, bei der Endprüfung, bei der Sterilisationsfreigabe oder in der Kennzeichnung auftreten. Der erste Schritt ist die eindeutige Identifizierung des betroffenen Materials oder Loses, gefolgt von der physischen oder systemseitigen Absonderung, etwa durch gesperrte Lagerbereiche, Sperrkennzeichen und einen Statuswechsel, der die Kommissionierung technisch verhindert.

Die Bewertung schließt nach ISO 13485 ausdrücklich die Frage ein, ob eine Untersuchung erforderlich ist und ob eine verantwortliche externe Partei zu benachrichtigen ist. Fehlerhafte Zulieferteile lösen deshalb auch eine Rückmeldung an den Zulieferer und gegebenenfalls eine Neubewertung seiner Freigabe aus.

Entscheidungswege bei Erkennen vor der Lieferung

Wird die Nichtkonformität vor der Auslieferung erkannt, sieht ISO 13485 Abschnitt 8.3.2 drei Handlungsoptionen vor: Beseitigung der festgestellten Nichtkonformität, Maßnahmen, die die ursprünglich vorgesehene Verwendung ausschließen, oder Freigabe beziehungsweise Annahme unter Sonderfreigabe. Die Sonderfreigabe ist die begründungsintensivste Variante: Sie ist nur zulässig, wenn eine Begründung vorliegt, eine Genehmigung eingeholt wurde und die anwendbaren regulatorischen Anforderungen erfüllt sind; Aufzeichnungen müssen die genehmigende Person namentlich ausweisen.

Eine Sonderfreigabe darf dabei nie eine Abweichung von den grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen des Anhangs I der Verordnung (EU) 2017/745 legitimieren; sie bleibt auf Fälle beschränkt, in denen die Abweichung nachweislich ohne Einfluss auf Sicherheit und Leistung ist. Bleibt eine Restunsicherheit, ist die Verschrottung mit Vernichtungsnachweis der belastbarere Weg.

Nach der Lieferung erkannte Nichtkonformität

Wird eine Nichtkonformität erst nach Lieferung oder Anwendungsbeginn erkannt, verlangt Abschnitt 8.3.3 Maßnahmen, die den tatsächlichen oder möglichen Auswirkungen angemessen sind, sowie deren Aufzeichnung. Zusätzlich ist ein jederzeit auslösbares dokumentiertes Verfahren für Warnhinweise zu führen. Hier verzahnt sich der QMS-Prozess mit dem Rechtsrahmen: Führen die Erkenntnisse zu einer Sicherheitskorrekturmaßnahme im Feld, greifen die Meldepflichten nach Artikel 87 der Verordnung (EU) 2017/745, und die betroffenen Wirtschaftsakteure sind nach den Artikeln 13 und 14 zur Mitwirkung verpflichtet.

Nacharbeit und ihre Dokumentation

Nacharbeit ist nach ISO 13485 Abschnitt 8.3.4 nur nach dokumentierten Verfahren zulässig, die die möglichen nachteiligen Auswirkungen der Nacharbeit auf das Produkt berücksichtigen; diese Verfahren unterliegen derselben Prüfung und Genehmigung wie die ursprünglichen Verfahren. Nach Abschluss der Nacharbeit ist zu verifizieren, dass das Produkt die anwendbaren Annahmekriterien und regulatorischen Anforderungen erfüllt, und die Nacharbeit ist aufzuzeichnen.

Abgrenzung zu Abweichung, Beschwerde und Vorkommnis

Eine Abweichung ist im engeren Sinn das Verlassen einer festgelegten Vorgehensweise, also ein Prozessereignis, das ein konformes Produkt hinterlassen kann; die Nichtkonformität betrifft dagegen das Ergebnis. Eine geplante, vorab genehmigte Abweichung von einer Spezifikation ist gerade keine Nichtkonformität, sondern eine geänderte Anforderung mit Änderungsbewertung.

Eine Beschwerde ist eine externe Mitteilung über einen mutmaßlichen Mangel eines bereits ausgelieferten Produkts; sie kann eine Nichtkonformität aufdecken, ist aber selbst keine. Ein Vorkommnis ist dagegen ein ereignisbezogener regulatorischer Begriff mit eigenen Meldeschwellen. Nichtkonform ist ein Produkt auch ohne jeden Schaden; umgekehrt kann ein Vorkommnis bei vollständig konformem Produkt auftreten, etwa infolge eines Anwendungsfehlers.

Bedeutung für klinische Studien

In klinischen Prüfungen von Medizinprodukten trifft der QMS-Begriff auf den Prüfproduktkontext. Prüfprodukte müssen den in der Prüfplanung beschriebenen Spezifikationen entsprechen; eine vor dem Versand erkannte Nichtkonformität an einem Prüfmuster kann die Vergleichbarkeit der erhobenen Daten und die Gültigkeit von Endpunkten berühren. Deshalb sind Freigabeentscheidungen, Sonderfreigaben und Nacharbeiten an Prüfprodukten so zu dokumentieren, dass sie noch Jahre später einem Auditor oder Inspektor gegenüber nachvollziehbar sind, und produktbezogene Nichtkonformitäten müssen mit dem Prüfstellen- und Gerätemanagement verknüpft werden.

Ebenso wichtig ist die saubere Trennung der Meldewege: Ein nichtkonformes Prüfprodukt ist zunächst ein Fall für das Qualitätsmanagement, kann aber gleichzeitig einen Produktmangel begründen, der nach den Vorgaben für klinische Prüfungen zu bewerten und gegebenenfalls zu melden ist. Full-Service-CROs wie Mediconomics unterstützen Sponsoren und Hersteller dabei, diese Schnittstellen zwischen Produktfreigabe, Studiendokumentation und Meldeprozessen konsistent zu beschreiben und im Studienverlauf nachweisbar einzuhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist jede Nichtkonformität meldepflichtig?

Nein. Meldepflichten entstehen erst, wenn die Bewertung ein schwerwiegendes Vorkommnis, eine Sicherheitskorrekturmaßnahme im Feld oder einen meldepflichtigen Trend ergibt. Intern erkannte und vor der Lieferung beseitigte Nichtkonformitäten bleiben Gegenstand der QMS-Dokumentation.

Muss jede Nichtkonformität eine Korrekturmaßnahme auslösen?

Nein. Erforderlich ist eine dokumentierte Entscheidung über das betroffene Produkt sowie eine Bewertung, ob eine Ursachenanalyse angemessen ist. Erst wenn ein systematischer Fehler oder eine Häufung erkennbar ist, ist eine Korrekturmaßnahme mit Wirksamkeitsprüfung angezeigt.

Wie lange sind Aufzeichnungen zu nichtkonformen Produkten aufzubewahren?

Sie folgen den Aufbewahrungsfristen nach Artikel 10 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2017/745, also mindestens zehn Jahre nach Inverkehrbringen des letzten Produkts und mindestens fünfzehn Jahre bei implantierbaren Produkten.

Regulatorische Referenzen

ISO 13485:2016, Abschnitt 8.3.1 bis 8.3.4 — Lenkung nichtkonformer Produkte, Maßnahmen vor und nach der Lieferung, Nacharbeit
ISO 13485:2016, Abschnitt 8.2.2 und 8.2.3 — Beschwerdebehandlung und Meldung an Behörden als Schnittstellen
Verordnung (EU) 2017/745, Artikel 10 Absatz 9 — Qualitätsmanagementsystem des Herstellers
Verordnung (EU) 2017/745, Artikel 87 — Meldung schwerwiegender Vorkommnisse und Sicherheitskorrekturmaßnahmen im Feld
Verordnung (EU) 2017/745, Anhang I — grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderungen als Maßstab jeder Konformitätsentscheidung

Dr. Richard Smith

Dr. Richard Smith verbindet über drei Jahrzehnte medizinische, pharmazeutische und unternehmerische Expertise in der internationalen Arzneimittelentwicklung. Als Gründer und langjähriger Chairman von Pharmakopius International hat er den europäischen CRO-Markt mitgeprägt und bringt dieses Wissen heute als Autor und Berater bei Mediconomics ein. Als britischer Mediziner, promovierter Wissenschaftler und zertifizierter Biologe verläuft seine Laufbahn konsequent an der Schnittstelle von Klinik, Wissenschaft und Unternehmensführung. Seine Ausbildung umfasst einen Bachelor of Science, die medizinischen Grade MB ChB sowie einen forschungsbasierten Doctor of Medicine. Als Fellow der Faculty of Pharmaceutical Medicine des Royal College of Physicians (FFPM) gehört er zu jenem exklusiven Kreis von Medizinern, die Pharmaceutical Medicine als eigenständige Disziplin maßgeblich mitgestalten; ergänzt wird sein Profil durch das Diploma of Pharmaceutical Medicine, die Zertifizierung als Biologe (C.Biol., F.I.Biol.) sowie die Fellowship des Institute of Management (F.Inst.M.) – eine seltene Kombination aus medizinischer, naturwissenschaftlicher und betriebswirtschaftlicher Qualifikation. 1998 setzte Dr. Richard Smith mit dem erfolgreichen Trade Sale von Pharmakoplus International, einem international aufgestellten Dienstleistungsunternehmen mit Standorten in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Polen und den USA und über 100 Mitarbeitenden, einen Meilenstein seiner unternehmerischen Laufbahn; der Fokus lag auf pharmazeutischer Produktentwicklung von der präklinischen Phase bis zur Zulassung. Diese Expertise in paneuropäischer und transatlantischer Studiensteuerung, Regulatory Affairs und pharmazeutischem Projektmanagement macht ihn bis heute zum gefragten Sparringspartner für Sponsoren, die anspruchsvolle klinische Programme in multiplen Jurisdiktionen umsetzen. Seine fachliche Autorität spiegelt sich in zahlreichen Führungsrollen wider: als früherer Chairman der British Association of Pharmaceutical Physicians (BRAPP), früherer Vice-Chairman der Association of Independent Clinical Research Contractors (AICRC), früheres Mitglied des Medical Committee der Association of the British Pharmaceutical Industry (ABPI), Mitglied des Finance Committee der BioIndustry Association sowie Chairman des Livery Committee der Worshipful Society of Apothecaries. Darüber hinaus ist er Mitglied der British Medical Association, Fellow des Institute of Biology, Fellow des British Institute of Management sowie Fellow der Royal Numismatic Society. Bei Mediconomics schreibt und berät Dr. Richard Smith zu internationaler klinischer Arzneimittelentwicklung in den Phasen I bis IV, zum Aufbau und zur Steuerung multinationaler CRO-Strukturen, zu Regulatory Strategy in EU, UK und USA, zu Pharmaceutical Medicine und Good Clinical Practice (GCP), zu Medical Affairs und medizinisch-wissenschaftlicher Publikationsarbeit sowie zu Due Diligence, Lizenzierung und Trade-Sale-Prozessen in der Pharma-Industrie. Er spricht Englisch als Muttersprache sowie fließend Französisch und Deutsch – eine Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit mit Sponsoren, Prüfzentren und Behörden in ganz Europa.