Glossar

Prüfarztordner

Der Prüfarztordner, international Investigator Site File (ISF), ist die am Prüfzentrum geführte Sammlung wesentlicher Unterlagen, die Durchführung und Dokumentation einer klinischen Prüfung stützen. Er bildet den Gegenpart zu den sponsorseitigen Unterlagen im Trial Master File und muss so geführt werden, dass die Rolle des Prüfers, die GCP-Konformität und der Schutz der Teilnehmenden nachvollziehbar sind.

Inhalt und Zweck am Prüfzentrum

ICH E6(R3) beschreibt wesentliche Unterlagen als Nachweise, mit denen die regelkonforme Studiendurchführung und die Verlässlichkeit der Ergebnisse beurteilt werden können. Das beim Prüfer oder der Institution geführte Repositorium kann als Investigator Site File bezeichnet werden. Es enthält oder referenziert die Unterlagen, die das Prüfzentrum für seine Aufgaben benötigt und aufbewahren muss. Dazu gehören je nach Studie etwa genehmigte Prüfpläne, Aufklärungsunterlagen, Ethik- und Behördenkorrespondenz, Delegations- und Schulungsnachweise, Sicherheitsinformationen, Prüfpräparatdokumentation und Zentrumsunterlagen.

Ein ISF ist nicht zwingend ein Papierordner. Die Anforderungen gelten auch für elektronische Repositorien, Portale und hybride Ablagen. Entscheidend sind eindeutige Identifikation, gegebenenfalls Versionskontrolle, Suche und Abrufbarkeit. Unterlagen müssen vollständig, lesbar und auf Anfrage für Behörden, Monitore und Auditoren direkt zugänglich sein; Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Der Prüfer beziehungsweise die Institution behält die Verantwortung für die von ihr erzeugten und aufzubewahrenden wesentlichen Unterlagen.

Arbeitsteilung mit dem Trial Master File

Der Trial Master File des Sponsors und der Prüfarztordner sind keine identischen Doppelablagen. ICH E6(R3) sieht Repositorien beim Sponsor und beim Prüfer oder der Institution für ihre jeweiligen Unterlagen vor. Manche Unterlagen liegen nur auf einer Seite, etwa vertrauliche Teilnehmendeninformationen beim Prüfzentrum oder ausschließlich sponsorbezogene Analysen beim Sponsor. Andere Unterlagen müssen beiden Seiten zugänglich sein oder dort aufbewahrt werden, weil sie die gemeinsame Studiendurchführung betreffen.

Die Arbeitsteilung setzt geregelte Zugriffs- und Aufbewahrungsvereinbarungen voraus, insbesondere wenn Aufgaben an Dienstleister übertragen werden. Am Studienende soll jede Partei ihre wesentlichen Unterlagen behalten. Der bestehende Eintrag trial-master-file beschreibt die sponsorseitige Perspektive; essential-documents behandelt die Kategorie der Unterlagen. Der Prüfarztordner erklärt den praktischen Standortbezug am Zentrum und darf deshalb nicht als bloße Kopie des TMF verstanden werden.

Abgrenzung und Inspektionsbereitschaft

In der Praxis ist der Prüfarztordner häufig das, was bei einem Monitoringbesuch oder einer Inspektion zuerst herangezogen wird, weil er die Durchführung vor Ort sichtbar macht. Das bedeutet nicht, dass er allein die gesamte Studie beweist. Behörden und Auditoren können auch in Quellenunterlagen, Krankenhausakten, elektronische Systeme und sponsorseitige Unterlagen Einsicht nehmen. Der ISF schafft aber die organisierte Verbindung zwischen genehmigter Planung, Qualifikation des Personals, Zentrumsvorgängen und den erforderlichen Nachweisen.

Ein Prüfarztordner ist weder ein Patientenarchiv noch ein Ablageort für beliebige Kopien. Es sollte feststehen, welche Unterlagen im ISF liegen, welche über ein kontrolliertes Repositorium referenziert werden und wo sich Originale befinden. Besonders relevant sind Aktualität nach Änderungen, der Zugang bei Personalwechsel, Schutz vertraulicher Informationen und die dokumentierte Archivierung. Die EudraLex-Empfehlung verlangt eine organisierte Ablage, die Studiemanagement, Audit und Inspektion erleichtert.

Eine aktuelle Inhaltsübersicht und ein Verweis auf kontrollierte elektronische Ablagen helfen, die Vollständigkeit ohne unnötige Mehrfachkopien zu prüfen. Bei Wechsel des Prüfers oder der Studienkoordination sollte der Zugang geordnet übergeben und der Verbleib der Unterlagen dokumentiert werden.

Bedeutung für klinische Studien

Ein unvollständiger oder ungeordneter ISF erschwert Monitoring und kann die Rekonstruktion der Studiendurchführung verhindern. Häufige Probleme sind veraltete Dokumentversionen, nicht abgelegte Schulungsnachweise, fehlende Delegationsunterlagen, unklare Trennung zu Quellenunterlagen oder nicht geregelter Zugriff auf Sponsorportale. Das Prüfzentrum benötigt deshalb eine praktikable Ordnerstruktur und klare Zuständigkeiten, damit die Unterlagen nicht erst kurz vor einem Besuch zusammengesucht werden.

Full-Service-CROs wie Mediconomics unterstützen bei der Einrichtung und Pflege einer ISF-Struktur, der Auswahl und Bereitstellung aktueller Zentrumsunterlagen, der Kontrolle im Monitoring sowie der Vorbereitung auf Audit und Inspektion. Sie können Dokumentationslisten, Trainingsnachweise, Delegationsnachweise und Prüfpräparatunterlagen mit dem Trial Master File abstimmen, offene Punkte nachverfolgen und die Archivierungsübergabe am Studienende koordinieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist der Prüfarztordner immer ein Papierordner?

Nein. Er kann elektronisch, auf Papier oder hybrid geführt werden. Die Unterlagen müssen unabhängig vom Medium identifizierbar, vollständig, lesbar, auffindbar und bei Bedarf zugänglich sein.

Wer ist für den Inhalt des Prüfarztordners verantwortlich?

Der Prüfer oder die Institution ist für die eigenen wesentlichen Unterlagen verantwortlich. Sponsor und Prüfzentrum müssen zugleich Zugriffs- und Aufbewahrungsfragen für gemeinsam relevante Unterlagen regeln.

Ist der Prüfarztordner dasselbe wie der Trial Master File?

Nein. Beide dienen der Dokumentation wesentlicher Unterlagen, werden aber für die jeweiligen Verantwortungsbereiche von Prüfzentrum und Sponsor geführt und enthalten nicht zwangsläufig dieselben Originale.

Regulatorische Referenzen

ICH E6(R3), Abschnitt C.2.3 – Bezeichnung des Repositoriums beim Prüfer oder der Institution als Investigator Site File.
ICH E6(R3), Abschnitte C.1.3 und C.2.4 bis C.2.8 – Zweck, Standort, zeitnahe Ablage, Zugang und Aufbewahrung wesentlicher Unterlagen.
EudraLex Volume 10, Kapitel V, Abschnitte 2 und 3 – organisierte Ablage wesentlicher Unterlagen an Sponsor- und Prüferstandort.
CDISC, Introducing the Investigator Site File v1 (Provisional) – vorläufiges Referenzmodell für Struktur und Ablage am Prüfzentrum.

Dr. Richard Smith

Dr. Richard Smith verbindet über drei Jahrzehnte medizinische, pharmazeutische und unternehmerische Expertise in der internationalen Arzneimittelentwicklung. Als Gründer und langjähriger Chairman von Pharmakopius International hat er den europäischen CRO-Markt mitgeprägt und bringt dieses Wissen heute als Autor und Berater bei Mediconomics ein. Als britischer Mediziner, promovierter Wissenschaftler und zertifizierter Biologe verläuft seine Laufbahn konsequent an der Schnittstelle von Klinik, Wissenschaft und Unternehmensführung. Seine Ausbildung umfasst einen Bachelor of Science, die medizinischen Grade MB ChB sowie einen forschungsbasierten Doctor of Medicine. Als Fellow der Faculty of Pharmaceutical Medicine des Royal College of Physicians (FFPM) gehört er zu jenem exklusiven Kreis von Medizinern, die Pharmaceutical Medicine als eigenständige Disziplin maßgeblich mitgestalten; ergänzt wird sein Profil durch das Diploma of Pharmaceutical Medicine, die Zertifizierung als Biologe (C.Biol., F.I.Biol.) sowie die Fellowship des Institute of Management (F.Inst.M.) – eine seltene Kombination aus medizinischer, naturwissenschaftlicher und betriebswirtschaftlicher Qualifikation. 1998 setzte Dr. Richard Smith mit dem erfolgreichen Trade Sale von Pharmakoplus International, einem international aufgestellten Dienstleistungsunternehmen mit Standorten in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Polen und den USA und über 100 Mitarbeitenden, einen Meilenstein seiner unternehmerischen Laufbahn; der Fokus lag auf pharmazeutischer Produktentwicklung von der präklinischen Phase bis zur Zulassung. Diese Expertise in paneuropäischer und transatlantischer Studiensteuerung, Regulatory Affairs und pharmazeutischem Projektmanagement macht ihn bis heute zum gefragten Sparringspartner für Sponsoren, die anspruchsvolle klinische Programme in multiplen Jurisdiktionen umsetzen. Seine fachliche Autorität spiegelt sich in zahlreichen Führungsrollen wider: als früherer Chairman der British Association of Pharmaceutical Physicians (BRAPP), früherer Vice-Chairman der Association of Independent Clinical Research Contractors (AICRC), früheres Mitglied des Medical Committee der Association of the British Pharmaceutical Industry (ABPI), Mitglied des Finance Committee der BioIndustry Association sowie Chairman des Livery Committee der Worshipful Society of Apothecaries. Darüber hinaus ist er Mitglied der British Medical Association, Fellow des Institute of Biology, Fellow des British Institute of Management sowie Fellow der Royal Numismatic Society. Bei Mediconomics schreibt und berät Dr. Richard Smith zu internationaler klinischer Arzneimittelentwicklung in den Phasen I bis IV, zum Aufbau und zur Steuerung multinationaler CRO-Strukturen, zu Regulatory Strategy in EU, UK und USA, zu Pharmaceutical Medicine und Good Clinical Practice (GCP), zu Medical Affairs und medizinisch-wissenschaftlicher Publikationsarbeit sowie zu Due Diligence, Lizenzierung und Trade-Sale-Prozessen in der Pharma-Industrie. Er spricht Englisch als Muttersprache sowie fließend Französisch und Deutsch – eine Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit mit Sponsoren, Prüfzentren und Behörden in ganz Europa.