Glossar

Internes Audit im Medizinprodukte-Qualitätsmanagementsystem

Das interne Audit ist die vom Hersteller selbst geplante und durchgeführte systematische Prüfung, ob das Qualitätsmanagementsystem den eigenen Festlegungen, den Normanforderungen und den anwendbaren regulatorischen Anforderungen entspricht und ob es wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird. Für Medizinproduktehersteller ist es in Abschnitt 8.2.4 der ISO 13485:2016 geregelt und zählt zu den Prozessen, für die die Norm ausdrücklich ein dokumentiertes Verfahren verlangt. Mittelbar folgt die Pflicht auch aus der Verordnung (EU) 2017/745, deren Artikel 10 Absatz 9 ein Qualitätsmanagementsystem mit Überwachung, Messung, Datenanalyse und Produktverbesserung fordert. Das interne Audit ist damit das herstellereigene Frühwarninstrument, nicht eine Fremdprüfung.

Normative und rechtliche Grundlage

Abschnitt 8.2.4 der ISO 13485:2016 verlangt Audits in geplanten Abständen, um festzustellen, ob das System den geplanten und dokumentierten Regelungen, den Anforderungen der Norm, den von der Organisation selbst festgelegten Anforderungen und den anwendbaren regulatorischen Anforderungen entspricht sowie wirksam umgesetzt und aufrechterhalten wird. Das dokumentierte Verfahren muss Verantwortlichkeiten, Planungs- und Durchführungsanforderungen, Aufzeichnungen und Berichterstattung festlegen. Die europäische Fassung der Norm ist mit den Berichtigungen und der Änderung A11:2021 als harmonisierte Norm zur Verordnung gelistet, sodass ihre Anwendung eine Konformitätsvermutung für die betreffenden Systemanforderungen begründet. Artikel 10 Absatz 9 der Verordnung nennt die Systemelemente, die im Audit abzudecken sind, unter anderem Risikomanagement, klinische Bewertung, Vergabe der eindeutigen Produktidentifizierung, Überwachung nach dem Inverkehrbringen, Vigilanzmeldungen und die Steuerung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.

Auditprogramm und Planung

Grundlage ist ein Auditprogramm, das über einen definierten Zyklus alle Prozesse, Standorte und anwendbaren Anforderungen abdeckt. Die Norm verlangt keine feste Jahresfrequenz, sondern geplante Abstände; Häufigkeit und Tiefe sind risikobasiert festzulegen. Als Kriterien haben sich Prozessreife, Fehler- und Beanstandungshistorie, Ergebnisse früherer Audits, Änderungen an Produkten, Prozessen, Lieferanten oder Rechtsgrundlagen sowie die Kritikalität für Produktsicherheit bewährt. Jedes Einzelaudit benötigt Auditkriterien, Umfang, Auditplan und eine dokumentierte Feststellungsklassifizierung. Auditfeststellungen sind nach Schweregrad zu bewerten, mit Ursachenanalyse zu versehen und mit Fristen zu hinterlegen; die Wirksamkeit der Maßnahmen ist nachzuprüfen und nicht mit deren Umsetzung zu verwechseln.

Unabhängigkeit und Qualifikation der Auditoren

Auditoren dürfen ihren eigenen Verantwortungsbereich nicht auditieren. In kleinen Organisationen wird die Unabhängigkeit häufig durch wechselseitige Auditierung zwischen Bereichen, durch Beauftragung externer Auditoren oder durch Auditierung durch die Leitung außerhalb ihres operativen Bereichs hergestellt; wesentlich ist, dass die Regelung dokumentiert und nachvollziehbar ist. Qualifikationsanforderungen umfassen Kenntnisse der Norm, der anwendbaren Rechtsvorschriften, der auditierten Prozesse sowie der Audittechnik; ISO 19011 liefert dazu den anerkannten Leitfaden. Die Qualifikationsnachweise sind Teil der Auditaufzeichnungen und werden bei Fremdprüfungen regelmäßig eingesehen.

Verzahnung mit Managementbewertung und Korrekturmaßnahmen

Auditergebnisse sind ein Pflichteingang der Managementbewertung und dort gemeinsam mit Rückmeldungen, Beschwerden, Prozessleistungsdaten, Behördenmeldungen und dem Status von Maßnahmen zu bewerten. Aus dieser Gesamtschau folgen Entscheidungen über Ressourcen, Systemänderungen und Verbesserungsziele. Systemische Feststellungen führen in den Prozess für Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen, den Artikel 10 Absatz 9 der Verordnung ausdrücklich einschließlich der Wirksamkeitsprüfung verlangt. Häufige Schwachstelle in der Praxis ist ein Auditprogramm, das formal vollständig ist, dessen Feststellungen aber nicht in nachvollziehbare Ursachenanalysen und wirksam verifizierte Maßnahmen münden.

Abgrenzung zu Fremdprüfungen und zum Studienaudit

Das interne Audit ist keine Konformitätsbewertung. Das Systemaudit der Benannten Stelle nach Anhang IX Kapitel I der Verordnung dient der Ausstellung und Aufrechterhaltung einer Bescheinigung; es umfasst Erstbewertung, regelmäßige Überwachungsaudits und nach Anhang IX Abschnitt 3.4 unangekündigte Audits, die mindestens einmal alle fünf Jahre nach dem Zufallsprinzip stattfinden. Ergebnisse dieses Audits können zur Einschränkung, Aussetzung oder zum Widerruf einer Bescheinigung führen, was das interne Audit nie kann. Der verwandte Begriff Audit / Inspektion erläutert die generelle Systematik der Prüfarten. Vom internen Systemaudit zu unterscheiden ist ferner das Studienaudit: Dieses prüft die Einhaltung von Prüfplan, guter klinischer Praxis und Verfahrensanweisungen in einer konkreten klinischen Prüfung oder bei einem Dienstleister, ist studienbezogen und wird vom Sponsor veranlasst.

Bedeutung für klinische Studien

Hersteller, die klinische Prüfungen durchführen oder auslagern, müssen die zugehörigen Prozesse in ihr Auditprogramm aufnehmen. Zu prüfen sind insbesondere die Auswahl und Überwachung von Dienstleistern, die Steuerung der Prüfprodukte, das Datenmanagement, die Ereignisbewertung und Meldewege sowie die Rückführung der Studienergebnisse in klinische Bewertung und Risikomanagement. Fehlt diese Abdeckung, entstehen Lücken, die im Überwachungsaudit der Benannten Stelle sichtbar werden.

Umgekehrt liefern interne Audits den Nachweis, dass ausgelagerte Studienleistungen tatsächlich kontrolliert werden, was Artikel 10 Absatz 9 für das Lieferantenmanagement verlangt. Full-Service-CROs wie Mediconomics unterstützen Hersteller dabei, die Schnittstellen zwischen Studiendurchführung und Qualitätsmanagementsystem auditfähig zu beschreiben und Feststellungen mit belastbaren Wirksamkeitsnachweisen abzuschließen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss jährlich ein vollständiges internes Audit stattfinden?

Die Norm fordert geplante Abstände, keine Jahresfrequenz. Üblich ist ein Programm, das alle Prozesse innerhalb eines definierten Zyklus abdeckt und kritische Bereiche häufiger prüft; die Festlegung ist risikobasiert zu begründen.

Dürfen externe Auditoren interne Audits durchführen?

Ja. Die Verantwortung für Programm, Bewertung der Feststellungen und Maßnahmen bleibt beim Hersteller. Beauftragung, Qualifikation und Unabhängigkeit sind zu dokumentieren.

Muss die Benannte Stelle Zugang zu internen Auditberichten erhalten?

Ja. Auditprogramm, Berichte, Feststellungen und Wirksamkeitsnachweise sind Aufzeichnungen des Qualitätsmanagementsystems und gehören zu den Unterlagen, die im Systemaudit eingesehen werden.

Regulatorische Referenzen

ISO 13485:2016, Abschnitt 8.2.4 sowie Abschnitte 5.6 und 8.5.2 zu Managementbewertung und Korrekturmaßnahmen
EN ISO 13485:2016 mit AC:2018 und A11:2021 als harmonisierte Norm zur MDR
Verordnung (EU) 2017/745, Artikel 10 Absatz 9
Verordnung (EU) 2017/745, Anhang IX Kapitel I, insbesondere Abschnitte 2.3, 3.3 und 3.4
ISO 19011, Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen

Dr. Richard Smith

Dr. Richard Smith verbindet über drei Jahrzehnte medizinische, pharmazeutische und unternehmerische Expertise in der internationalen Arzneimittelentwicklung. Als Gründer und langjähriger Chairman von Pharmakopius International hat er den europäischen CRO-Markt mitgeprägt und bringt dieses Wissen heute als Autor und Berater bei Mediconomics ein. Als britischer Mediziner, promovierter Wissenschaftler und zertifizierter Biologe verläuft seine Laufbahn konsequent an der Schnittstelle von Klinik, Wissenschaft und Unternehmensführung. Seine Ausbildung umfasst einen Bachelor of Science, die medizinischen Grade MB ChB sowie einen forschungsbasierten Doctor of Medicine. Als Fellow der Faculty of Pharmaceutical Medicine des Royal College of Physicians (FFPM) gehört er zu jenem exklusiven Kreis von Medizinern, die Pharmaceutical Medicine als eigenständige Disziplin maßgeblich mitgestalten; ergänzt wird sein Profil durch das Diploma of Pharmaceutical Medicine, die Zertifizierung als Biologe (C.Biol., F.I.Biol.) sowie die Fellowship des Institute of Management (F.Inst.M.) – eine seltene Kombination aus medizinischer, naturwissenschaftlicher und betriebswirtschaftlicher Qualifikation. 1998 setzte Dr. Richard Smith mit dem erfolgreichen Trade Sale von Pharmakoplus International, einem international aufgestellten Dienstleistungsunternehmen mit Standorten in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Polen und den USA und über 100 Mitarbeitenden, einen Meilenstein seiner unternehmerischen Laufbahn; der Fokus lag auf pharmazeutischer Produktentwicklung von der präklinischen Phase bis zur Zulassung. Diese Expertise in paneuropäischer und transatlantischer Studiensteuerung, Regulatory Affairs und pharmazeutischem Projektmanagement macht ihn bis heute zum gefragten Sparringspartner für Sponsoren, die anspruchsvolle klinische Programme in multiplen Jurisdiktionen umsetzen. Seine fachliche Autorität spiegelt sich in zahlreichen Führungsrollen wider: als früherer Chairman der British Association of Pharmaceutical Physicians (BRAPP), früherer Vice-Chairman der Association of Independent Clinical Research Contractors (AICRC), früheres Mitglied des Medical Committee der Association of the British Pharmaceutical Industry (ABPI), Mitglied des Finance Committee der BioIndustry Association sowie Chairman des Livery Committee der Worshipful Society of Apothecaries. Darüber hinaus ist er Mitglied der British Medical Association, Fellow des Institute of Biology, Fellow des British Institute of Management sowie Fellow der Royal Numismatic Society. Bei Mediconomics schreibt und berät Dr. Richard Smith zu internationaler klinischer Arzneimittelentwicklung in den Phasen I bis IV, zum Aufbau und zur Steuerung multinationaler CRO-Strukturen, zu Regulatory Strategy in EU, UK und USA, zu Pharmaceutical Medicine und Good Clinical Practice (GCP), zu Medical Affairs und medizinisch-wissenschaftlicher Publikationsarbeit sowie zu Due Diligence, Lizenzierung und Trade-Sale-Prozessen in der Pharma-Industrie. Er spricht Englisch als Muttersprache sowie fließend Französisch und Deutsch – eine Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit mit Sponsoren, Prüfzentren und Behörden in ganz Europa.