Glossar

Dokumentenkontrolle im Medizinprodukte-QMS

Dokumentenkontrolle bezeichnet den geregelten Umgang mit allen Dokumenten, die das Qualitätsmanagementsystem eines Medizinprodukteherstellers vorgeben: Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Kennzeichnung des Gültigkeitsstands, Rückzug und Archivierung. ISO 13485 regelt sie in Abschnitt 4.2.4 für Dokumente und in Abschnitt 4.2.5 für Aufzeichnungen und verlangt für beide ein dokumentiertes Verfahren. Rechtlich mittelbar gefordert ist sie über Artikel 10 Absatz 9 der Verordnung (EU) 2017/745, der ein Qualitätsmanagementsystem mit Konzept zur Einhaltung der Regulierungsvorschriften und Verfahren für das Management von Änderungen verlangt. Der bestehende Glossareintrag Quality Management System beschreibt die Dokumentenlenkung als einen Baustein unter mehreren; hier geht es um ihre konkreten Anforderungen.

Freigabe, Versionierung und Verteilung

Jedes Vorgabedokument muss vor Anwendung auf Angemessenheit geprüft und von einer festgelegten Funktion freigegeben werden; die Freigabe ist mit Datum und Identität nachweisbar. Der Gültigkeitsstand ist eindeutig zu kennzeichnen, üblicherweise über Dokumentennummer, Revisionsstand und Freigabedatum, sodass an jedem Arbeitsplatz erkennbar ist, ob die vorliegende Fassung gilt. Die Verteilung muss sicherstellen, dass die geltende Fassung dort verfügbar ist, wo die beschriebene Tätigkeit ausgeführt wird, einschließlich ausgelagerter Prozesse und externer Fertigungsstandorte. Bei Änderungen ist die Änderung erneut zu prüfen und freizugeben, wobei ISO 13485 verlangt, dass die Beurteilung entweder durch die ursprünglich zuständige Funktion oder durch eine andere, hierfür befugte Funktion mit Zugang zu den relevanten Hintergrundinformationen erfolgt. Die Art der Änderung und der jeweils aktuelle Revisionsstand müssen aus einer Änderungshistorie oder einer Dokumentenmatrix hervorgehen.

Obsolete Fassungen, externe Dokumente und Aufbewahrung

Überholte Fassungen sind unverzüglich aus dem Anwendungsbereich zu entfernen oder unmissverständlich als ungültig zu kennzeichnen, damit sie nicht unbeabsichtigt verwendet werden. Gleichzeitig verlangt ISO 13485, dass mindestens eine Kopie jedes obsoleten Dokuments aufbewahrt wird, und zwar für den festgelegten Zeitraum, in dem Produkte hergestellt und geprüft wurden, mindestens jedoch über die Lebensdauer des Produkts oder die von den regulatorischen Anforderungen vorgegebene Frist. Dies ist die Voraussetzung dafür, eine Charge auch Jahre später gegen die damals geltende Vorgabe rekonstruieren zu können. Externe Dokumente wie Normen, Leitlinien, Lieferantenspezifikationen oder Software-Dokumentation sind zu identifizieren, in ihrer Verteilung zu lenken und auf Aktualität zu überwachen, da veraltete Normfassungen zu Konformitätslücken führen. Für Aufzeichnungen gilt nach Abschnitt 4.2.5 zusätzlich der Schutz vor unbefugter Änderung und die Sicherstellung der Lesbarkeit; Aufbewahrungsfristen richten sich nach Artikel 10 Absatz 8 der Verordnung (EU) 2017/745 mit mindestens zehn beziehungsweise fünfzehn Jahren bei implantierbaren Produkten.

Abgrenzung zur Änderungskontrolle, zur technischen Dokumentation und zum Trial Master File

Dokumentenkontrolle regelt den formalen Lebenszyklus eines Dokuments, die Änderungskontrolle dagegen die inhaltliche Bewertung einer geplanten Änderung an Produkt oder Prozess einschließlich ihrer Auswirkungen auf Risikomanagement, Validierung und Konformität. Beide greifen ineinander, sind aber nicht deckungsgleich: Eine korrekt versionierte Anweisung kann eine unbewertete Produktänderung enthalten, und eine sorgfältig bewertete Änderung bleibt unwirksam, wenn die Fassung nicht kontrolliert verteilt wird. Von der technischen Dokumentation nach Anhang II der Verordnung (EU) 2017/745 unterscheidet sich die Dokumentenkontrolle als Prozess von dessen Ergebnis: Das Dossier ist Gegenstand der Lenkung, nicht ihr Regelwerk. Vom Trial Master File und den Vorgaben zu Studienunterlagen ist sie schließlich zu trennen, weil dort nicht Herstellervorgaben, sondern der Nachweis der Studiendurchführung geführt wird, mit eigenen Anforderungen an Vollständigkeit und Rekonstruierbarkeit.

Bedeutung für klinische Studien

In klinischen Prüfungen von Medizinprodukten wirkt die Dokumentenkontrolle des Herstellers unmittelbar in die Studie hinein. Prüfplan, Prüferinformation, Gebrauchsanweisung des Prüfprodukts, Handhabungs- und Schulungsunterlagen sowie Formulare zur Datenerhebung tragen Versionsstände, die an den Prüfstellen eindeutig identifizierbar sein müssen. Wird eine Gebrauchsanweisung oder ein Handhabungshinweis während der Studienlaufzeit geändert, ist nachzuweisen, wann welche Prüfstelle mit welcher Fassung gearbeitet und welche Schulung stattgefunden hat; andernfalls lassen sich Anwendungsfehler nicht sauber zuordnen.

Bei Inspektionen und Audits ist genau diese Verzahnung ein häufiger Prüfpunkt: die Übereinstimmung der an der Prüfstelle vorliegenden Fassungen mit dem freigegebenen Stand, die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Vollständigkeit der Verteil- und Schulungsnachweise. Full-Service-CROs wie Mediconomics unterstützen Sponsoren und Hersteller dabei, Versionsstände studienrelevanter Dokumente über Prüfstellen hinweg zu verfolgen, Verteil- und Schulungsnachweise prüfsicher zu führen und die Konsistenz zwischen Herstellervorgaben und Studienunterlagen sicherzustellen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Müssen obsolete Dokumente vernichtet werden?

Nein, im Gegenteil. Sie müssen aus dem Anwendungsbereich entfernt oder als ungültig gekennzeichnet werden, mindestens eine Kopie ist jedoch für die festgelegte Frist aufzubewahren, um Fertigungs- und Prüfstände rückwirkend belegen zu können.

Gilt die Dokumentenkontrolle auch für externe Normen?

Ja. Externe Dokumente sind zu identifizieren und ihre Verteilung zu lenken. Zusätzlich ist zu überwachen, ob neue Ausgaben erschienen sind und welche Auswirkungen diese auf Konformitätsnachweise haben.

Sind elektronische Systeme zulässig?

Ja, sofern sie validiert sind, Freigaben eindeutig einer Person zuordnen, Änderungen protokollieren und die Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellen.

Regulatorische Referenzen

ISO 13485:2016, Abschnitt 4.2.4 – Lenkung von Dokumenten
ISO 13485:2016, Abschnitt 4.2.5 – Lenkung von Aufzeichnungen
ISO 13485:2016, Abschnitte 4.2.1 bis 4.2.3 und 7.3.9 – Dokumentationsanforderungen, Medizinprodukteakte, Änderungslenkung
Verordnung (EU) 2017/745, Artikel 10 Absätze 8 und 9 – Aufbewahrung und Qualitätsmanagementsystem
Verordnung (EU) 2017/745, Anhang IX Abschnitte 2.2 und 2.4 – Bewertung und Änderungen des Qualitätsmanagementsystems

Dr. Richard Smith

Dr. Richard Smith verbindet über drei Jahrzehnte medizinische, pharmazeutische und unternehmerische Expertise in der internationalen Arzneimittelentwicklung. Als Gründer und langjähriger Chairman von Pharmakopius International hat er den europäischen CRO-Markt mitgeprägt und bringt dieses Wissen heute als Autor und Berater bei Mediconomics ein. Als britischer Mediziner, promovierter Wissenschaftler und zertifizierter Biologe verläuft seine Laufbahn konsequent an der Schnittstelle von Klinik, Wissenschaft und Unternehmensführung. Seine Ausbildung umfasst einen Bachelor of Science, die medizinischen Grade MB ChB sowie einen forschungsbasierten Doctor of Medicine. Als Fellow der Faculty of Pharmaceutical Medicine des Royal College of Physicians (FFPM) gehört er zu jenem exklusiven Kreis von Medizinern, die Pharmaceutical Medicine als eigenständige Disziplin maßgeblich mitgestalten; ergänzt wird sein Profil durch das Diploma of Pharmaceutical Medicine, die Zertifizierung als Biologe (C.Biol., F.I.Biol.) sowie die Fellowship des Institute of Management (F.Inst.M.) – eine seltene Kombination aus medizinischer, naturwissenschaftlicher und betriebswirtschaftlicher Qualifikation. 1998 setzte Dr. Richard Smith mit dem erfolgreichen Trade Sale von Pharmakoplus International, einem international aufgestellten Dienstleistungsunternehmen mit Standorten in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Polen und den USA und über 100 Mitarbeitenden, einen Meilenstein seiner unternehmerischen Laufbahn; der Fokus lag auf pharmazeutischer Produktentwicklung von der präklinischen Phase bis zur Zulassung. Diese Expertise in paneuropäischer und transatlantischer Studiensteuerung, Regulatory Affairs und pharmazeutischem Projektmanagement macht ihn bis heute zum gefragten Sparringspartner für Sponsoren, die anspruchsvolle klinische Programme in multiplen Jurisdiktionen umsetzen. Seine fachliche Autorität spiegelt sich in zahlreichen Führungsrollen wider: als früherer Chairman der British Association of Pharmaceutical Physicians (BRAPP), früherer Vice-Chairman der Association of Independent Clinical Research Contractors (AICRC), früheres Mitglied des Medical Committee der Association of the British Pharmaceutical Industry (ABPI), Mitglied des Finance Committee der BioIndustry Association sowie Chairman des Livery Committee der Worshipful Society of Apothecaries. Darüber hinaus ist er Mitglied der British Medical Association, Fellow des Institute of Biology, Fellow des British Institute of Management sowie Fellow der Royal Numismatic Society. Bei Mediconomics schreibt und berät Dr. Richard Smith zu internationaler klinischer Arzneimittelentwicklung in den Phasen I bis IV, zum Aufbau und zur Steuerung multinationaler CRO-Strukturen, zu Regulatory Strategy in EU, UK und USA, zu Pharmaceutical Medicine und Good Clinical Practice (GCP), zu Medical Affairs und medizinisch-wissenschaftlicher Publikationsarbeit sowie zu Due Diligence, Lizenzierung und Trade-Sale-Prozessen in der Pharma-Industrie. Er spricht Englisch als Muttersprache sowie fließend Französisch und Deutsch – eine Grundlage für die reibungslose Zusammenarbeit mit Sponsoren, Prüfzentren und Behörden in ganz Europa.