Ein Audit Plan ist die dokumentierte Planung einzelner Audits oder eines Auditprogramms in einer klinischen Prüfung. Er legt risikobasiert fest, welche Prozesse, Systeme, Prüfzentren oder Dienstleister unabhängig bewertet werden, zu welchem Zeitpunkt und nach welchen Verfahren. Damit dient er der Qualitätssicherung und dem Schutz der Studienteilnehmenden sowie der Zuverlässigkeit der Studiendaten.
Zweck und Einordnung
Ein Audit prüft unabhängig, ob studienbezogene Tätigkeiten und Aufzeichnungen dem Prüfplan, den Standardarbeitsanweisungen, der Guten Klinischen Praxis und den geltenden Anforderungen entsprechen. Der Audit Plan überführt diese Aufgabe in eine vorausschauende, nachvollziehbare Planung. Er kann sich auf ein einzelnes Audit beziehen oder mehrere Audits über einen festgelegten Zeitraum koordinieren. Er beschreibt zumindest Gegenstand, Vorgehen, Frequenz und organisatorische Rahmenbedingungen der vorgesehenen Audits.
Der Sponsor bleibt für die Qualität der Studie verantwortlich, auch wenn er Aufgaben an Dienstleister überträgt. Daher kann die Planung Sponsorprozesse, elektronische Systeme, die Auswahl und Überwachung von Dienstleistern, Labore, Pharmakovigilanzprozesse, Datenmanagement oder Prüfzentren umfassen. Auditplanung ersetzt nicht die fortlaufende Qualitätssteuerung, sondern ergänzt sie durch eine unabhängige Bewertung der eingerichteten Prozesse.
Risikobasierte Planung
Die Prioritäten eines Audit Plans richten sich nach Faktoren, die die Rechte, Sicherheit und das Wohlergehen der Teilnehmenden oder die Zuverlässigkeit der Ergebnisse wesentlich beeinflussen können. Dazu gehören die Bedeutung der Studie für eine Zulassungseinreichung, Anzahl der Teilnehmenden, Art und Komplexität der Studie, Risiken für Teilnehmende und bereits bekannte Probleme. Eine begründete Planung betrachtet Risiken vor Studienbeginn und während der Durchführung, weil neue Erkenntnisse oder Abweichungen eine Anpassung erforderlich machen können.
Geeignete Informationsquellen sind etwa die Risikobewertung der Studie, Erkenntnisse aus Qualitätskennzahlen, schwerwiegende oder wiederkehrende Abweichungen, Änderungen kritischer Dienstleister und Hinweise aus zentralisierten Datenprüfungen. Der Plan sollte erkennen lassen, warum ein Audit vor Ort, remote oder kombiniert erfolgt. Bei elektronischen Daten sind außerdem Zugriff, Audit Trail, Validierungsunterlagen und Datenintegrität als mögliche Prüfschwerpunkte zu bestimmen. Die Risikobeurteilung muss nicht zur gleichen Prüftiefe für alle Bereiche führen, sondern eine angemessene Schwerpunktsetzung begründen.
Praktisch ordnet ein Audit Plan Auditart, Umfang, Kriterien, zuständige unabhängige Auditoren, geplante Termine, Berichtsweg und Eskalationsmechanismen. Er sollte Schnittstellen berücksichtigen, etwa zwischen Sponsor und CRO oder zwischen Zentrallabor, Prüfzentrum und Datenmanagement. Die Auditorinnen und Auditoren müssen von den auditierten Tätigkeiten unabhängig und für die Aufgabe qualifiziert sein. Auditverfahren müssen dokumentiert sein und die Form sowie den Inhalt der Auditberichte festlegen.
Der Plan ist ein gelenktes Qualitätsdokument. Änderungen, etwa nach einem kritischen Befund, einer erheblichen Protokolländerung oder dem Wechsel eines Systems, müssen nachvollziehbar erfolgen. Aus einem Audit können Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen folgen; deren Bearbeitung gehört jedoch nicht in den Audit Plan selbst. Wichtig ist ferner, dass Informationen aus dem Monitoring als Risikosignal dienen können, ohne die Unabhängigkeit der Auditfunktion aufzuheben.
Abgrenzung zu Audit Report und Monitoring-Plan
Der Audit Report ist nicht der Audit Plan. Er dokumentiert die Durchführung, Beobachtungen, Feststellungen und Ergebnisse eines tatsächlich erfolgten Audits. Der Audit Plan wird vorher erstellt und beschreibt, was, wann und wie geprüft werden soll. Ein Audit-Zertifikat wiederum bestätigt lediglich, dass ein Audit stattgefunden hat. Diese Dokumente haben daher verschiedene Zwecke und dürfen nicht gleichgesetzt werden.
Auch der Monitoring-Plan ist ein eigener Nachbarbegriff. Monitoring begleitet die Studiendurchführung routinemäßig und dient der Überwachung des Fortschritts sowie der Verifizierung relevanter Informationen. Audits bewerten hingegen unabhängig, ob die Prozesse zur Steuerung und Durchführung der Studie geeignet sind und eingehalten werden. Ein risikobasierter Audit Plan kann Erkenntnisse aus dem Monitoring berücksichtigen, er ersetzt aber weder den Monitoring-Plan noch die dort festgelegten Tätigkeiten.
Bedeutung für klinische Studien
Ein sorgfältiger Audit Plan schafft Transparenz darüber, wie die unabhängige Qualitätssicherung auf wesentliche Risiken ausgerichtet wird. Im Studienalltag verhindert dies, dass Prüfungen nur nach Kalender oder Routine erfolgen, während kritische Datenflüsse, Dienstleister oder Teilnehmerschutz unzureichend betrachtet werden. Behörden und Inspektoren beurteilen insbesondere, ob Verantwortlichkeiten, Dokumentation und direkter Zugriff auf relevante Unterlagen nachvollziehbar geregelt sind.
Full-Service-CROs wie Mediconomics unterstützen bei der risikobasierten Auditplanung durch die Zusammenführung von Risikobewertung, Qualitätsmanagement, Vendor Oversight, Monitoring-Erkenntnissen und Datenmanagement. Sie koordinieren Auditprogramme, qualifizieren Auditoren unabhängig von den auditierten Abläufen, dokumentieren Planänderungen und verfolgen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen in Abstimmung mit Sponsor und Prüfzentren nach.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wer genehmigt einen Audit Plan?
Die Genehmigung folgt dem Qualitätsmanagementsystem des Sponsors. Entscheidend sind dokumentierte Verantwortlichkeiten und die Unabhängigkeit der Auditfunktion.
Muss jedes Prüfzentrum auditiert werden?
Nein. Die Auswahl soll risikobasiert begründet sein. Relevante Faktoren sind unter anderem Komplexität, Teilnehmendensicherheit, Datenbedeutung und bekannte Probleme.
Darf ein Audit remote stattfinden?
Ja, sofern Methode und Zugang zu den benötigten Aufzeichnungen für den Prüfzweck geeignet sind. Der Plan sollte das Vorgehen und die Begründung festhalten.
Regulatorische Referenzen
- ICH E6(R3) Good Clinical Practice, Abschnitt 3.10 und 3.11.2 – risikobasiertes Qualitätsmanagement und unabhängige Audits.
- ICH E8(R1) General Considerations for Clinical Studies – kritische Qualitätsfaktoren sind bereits im Studiendesign zu berücksichtigen.
- EMA-Leitlinie zu computergestützten Systemen und elektronischen Daten in klinischen Prüfungen – Anforderungen an Datenintegrität, Audit Trail und Zugang.
- Verordnung (EU) Nr. 536/2014 – Schutz der Teilnehmenden und zuverlässige, belastbare Studiendaten als Grundsatz.